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3 heures : c’est le temps moyen passé en réunion chaque jour ! Si ces rencontres étaient efficaces, ce constat ne serait pas dérangeant. Mais 9 personnes sur 10 se sentent inutiles pendant une réunion de travail. Afin d’éviter le syndrome de la « réunionite », suivez donc ces 5 conseils pour rendre vos réunions d’affaires 100% productives !

Définissez un ordre du jour

Tout d’abord, vous devez fixer un objectif à atteindre, sinon votre réunion d’affaires ne sera qu’une discussion stérile.

Établissez donc un ordre du jour, lisant les points à aborder. Vous pourrez ainsi estimer la durée allouée à chaque sujet, et donc à la réunion entière. Attention, soyez réaliste ! Ne prévoyez qu’un nombre restreint de thématiques et ciblez-les pour éviter les débats trop larges.

Invitez les personnes concernées

Si des personnes se sentent inutiles lors d’une réunion, elles n’auraient pas dû y participer. Vous devez donc convier uniquement les individus concernés. Votre rencontre n’en sera que plus fructueuse !

Envoyez-leur l’agenda fixé, pour que chacun connaisse les sujets et puisse les valider, voire proposer des ajustements. Pensez aussi à louer des salles de réunion modulables qui permettent plusieurs types de réunions, et à informer les participants de la date et du lieu.

Attribuez des rôles

Dès le début de la réunion, nommez un meneur, qui va cadrer la réunion et suivre l’avancée de l’ordre du jour. Désignez aussi un gardien du temps, qui chronométrera les échanges (les discussions en un temps limité sont bien plus productives !). Enfin, un membre devra prendre des notes afin de rédiger le compte-rendu.

Cadrez la réunion

En complément, définissez des règles que tous les membres devront appliquer : pas de téléphone ni de PC portable, pas de discussion en aparté, etc.

Si votre réunion s’y prête, osez aussi des approches décalées : réunion debout, courtes activités ludiques pour stimuler la créativité, présence d’un expert, etc.

Récapitulez

En fin de réunion, il est essentiel de récapituler les décisions prises. Si des tâches doivent être effectuées, rappelez aussi qui en aura la charge. Et le cas échéant, fixez une date pour la prochaine rencontre.

Quelques jours après la réunion, pensez également à transmettre le compte-rendu à tous les participants.

Conclusion

En coordonnant mieux vos réunions d’affaires, vous gagnerez rapidement en productivité, mais aussi en temps, en créativité et en argent !