Imaginez…vous venez de rencontrer un candidat qui, à la suite d’une entrevue structurée et de la réussite des tests d’aptitudes, vous apparaît être LA perle tant recherchée. Vous êtes prêt à l’embaucher, mais vous voulez être certain de votre décision. Vous choisissez donc de suivre les conseils préconisés par les professionnels en ressources humaines et décidez de prendre des références auprès de son dernier employeur. Ces références vous serviront principalement à valider certains points jugés plus « subjectifs » tels que la qualité du travail, les relations avec ses collègues, avec son supérieur immédiat, son assiduité, etc. Mais en avez-vous le droit ? Est-ce que l’ancien employeur a le droit de vous communiquer des renseignements personnels ? Est-ce que le candidat peut vous refuser l’accès à ces informations? Voyons ce qui en est.

Tout d’abord, certains prétendent que la Loi sur les renseignements personnels fait en sorte que l’ex-employeur ne pourra vous fournir de références sur cet ancien employé sans avoir obtenu le consentement de ce dernier puisque la Loi stipule que nul ne peut communiquer à un tiers les renseignements personnels contenus dans un dossier, à moins que la personne concernée n’y consente. D’autres par contre, sont d’avis que la communication de l’exactitude d’un renseignement peut se faire sans consentement, la Loi ayant prévu la possibilité de vérifier l’exactitude du renseignement (par exemple la date d’embauche, la date du départ, le titre de l’emploi, les fonctions principales). Conclusion, il vaut mieux être prudent.

En tant qu’ex-employeur, vous n’avez aucune obligation légale de fournir des références à l’égard d’un ancien employé, sauf dans certaines circonstances particulières telles qu’un avis légal vous y obligeant. Si vous acceptez de donner des références, nous vous conseillons de vous assurer de l’authenticité de votre interlocuteur et de prendre son nom en note au dossier de l’employé. Bien entendu, la solution idéale et la moins risquée demeure que vous obteniez, au préalable, une autorisation manifeste, libre et éclairée de l’employé concerné. Cependant, cette autorisation n’autorise toutefois pas l’entreprise à divulguer n’importe quoi. Les renseignements transmis devront d’abord être légaux, i.e exempt de discrimination. Par exemple vous ne pourriez parler de son orientation sexuelle, de son âge, de sa race, de sa religion, etc. Aussi, vous devrez vous assurer que les renseignements transmis sont véridiques et conformes à la réalité. Donc, on laisse tomber les ouïs dire, les cancans et les simples impressions. Pour terminer, l’ex-employeur devra aussi s’abstenir de tenir des propos diffamatoires pouvant attaquer la réputation ou cherchant à nuire à l’ancien employé. Un ex-employeur qui enfreint ces principes pourrait être poursuivi par l’ex-employé qui se sent lésé. Ce dernier devra démontrer la faute de l’employeur, le préjudice qu’il a subi et le lien de cause à effet entre les mauvaises références et le refus des employeurs potentiels de l’embaucher.

Et pour vous, futur employeur, afin d’éviter des conflits, nous vous suggérons fortement d’inclure systématiquement à votre processus de recrutement, un formulaire de consentement vous permettant d’obtenir des informations auprès de tiers et en particulier, auprès d’ex-employeurs. Le consentement devra respecter les conditions suivantes :
1- être manifeste i.e il doit être clair et non équivoque;
2- être donné librement, i.e il ne doit pas être forcé;
3- être éclairé, i.e que la personne doit le comprendre;
4- être donné pour une fin spécifique, i.e qu’il doit être précis quant à son usage et;
5- ne vaut que pour la durée nécessaire à la réalisation de la fin pour laquelle il est donné, i.e pour la durée reliée à sa raison d’être.

Une bonne façon de prendre des références est de vous préparer. Assurez-vous de parler à la bonne personne, i.e à celle qui est en mesure de vous donner les bonnes informations. Aussi, préparez-vous une liste de questions ouvertes et prenez des notes. Pour mieux situer votre interlocuteur, décrivez lui le poste. Peut-être que le candidat n’a pas été excellent à son ancien emploi mais qu’il serait très bien dans les nouvelles fonctions que vous avez à lui offrir ! Faites attention aux hésitations, aux réponses ambiguës, très négatives ou très enthousiastes. Ça peut cacher quelque chose… Ne rejetez pas nécessairement une candidature pour une mauvaise référence. Des conflits personnels peuvent s’être produits et dans un autre contexte une personne peut avoir un rendement différent. Pour terminer laissez votre nom et votre numéro de téléphone à votre interlocuteur, il pourrait se souvenir d’éléments importants par la suite.

Maintenant, que faire si un candidat refuse de signer ? Un candidat est en droit de refuser l’autorisation à une collecte d’informations. Selon la nature du renseignement demandé, il vous sera possible de refuser l’emploi parce que la collecte est nécessaire à la conclusion du contrat de travail. Par exemple, pour un poste de représentant qui doit faire de la route, vous pourriez refuser d’embaucher un candidat qui refuse que vous vérifiez la validité de son permis de conduire.

En somme, la prise de référence est une étape importante dans le processus de recrutement. Par contre, elle se doit d’être planifiée, organisée et de respecter les principes légaux.
 

Édith Vignola CRHA
Vignola RH, richesse humaine

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