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La réussite d’une réunion repose sur un certain nombre de critères : la ponctualité, une durée limitée, des objectifs précis, une participation active et des coûts maitrisés. Son organisation reste donc essentielle, mais comment s’y prendre pour tout concilier ?

1. Choisir les participants

Vous choisirez les participants en fonction des objectifs de votre réunion, en privilégiant leur fonction et le rôle qu’ils auront à jouer. Invitez-les par courriel ou via un agenda partagé. Relancez-les 48 heures avant la date prévue en cas de non-réponse ou pour simple rappel.

2. Prévoir un lieu

Selon la configuration de vos locaux, mieux vaut prévoir la location d'une salle réunion clés en main, à l’heure ou à la journée si vous organisez une session de coaching. Vous bénéficierez d’un service de réception, d’une collation avec thé et café, d’une salle d’attente, d’une connexion sans fil et d’un service de reprographie. Avec cette formule, vous serez déchargé de toute la logistique, de quoi gagner un temps précieux. Avec surplus, vous pourrez même vous garer.

3. Préparer un ordre du jour

L’ordre du jour est le fil rouge minuté de votre réunion, sans lequel elle s’éternisera. Fixez l’heure de départ et de fin, envoyez-le à vos invités bien avant pour qu’ils réfléchissent d’ores et déjà aux solutions éventuelles à apporter ou aux avis à émettre. Pour davantage d’efficacité, n’oubliez pas de mentionner la nature de votre réunion : purement informative ou participative.

4. Animer la réunion

Après avoir rappelé les objectifs de la réunion, commencez par un tour de table pour détendre les participants. Commencez ensuite par le sujet le plus important, les participants sont toujours plus réceptifs au début d’une réunion.

Votre écoute doit être très active : vous devez pouvoir reformuler les propos, équilibrer les temps de parole, stopper les échanges trop longs en rappelant l’ordre du jour. Votre rôle est de recentrer les discussions, de conclure les différents sujets abordés tout en contrôlant vos émotions pour laisser les autres s’exprimer pleinement.

5. Rédiger un compte-rendu

Vous devez pendre acte de tout ce qui a été décidé lors de la réunion. Le mieux est de s’y consacrer à chaud, tout de suite après les échanges. Point par point, vous mentionnerez les problèmes soulevés, les solutions trouvées, les questions qui demeurent. Envoyez-le ensuite par courriel aux participants.

Une fois cette organisation rodée, vos invités vous remercieront de votre efficacité.