La commissaire s'oppose à la restriction de la Loi sur l’accès à l’information

OTTAWA — La commissaire à l'information du Canada, Caroline Maynard, estime qu'une proposition fédérale visant à restreindre le champ d'application de la Loi sur l’accès à l’information constitue un pas dans la mauvaise direction, susceptible «d’exclure de larges ensembles de documents conservés par le gouvernement» du regard du public.

Mme Maynard lance cet avertissement sans détour dans une contribution récemment publiée dans le cadre du dernier examen du régime d’accès mené par le Secrétariat du Conseil du Trésor.

Le ministère a publié en mars un document d’orientation présentant les modifications possibles du système d’accès à l’information et sollicitant les commentaires des parties intéressées.

Ce document reconnaît les lacunes du système d’accès à l’information, notamment une gestion insuffisante de l’information au niveau fédéral, l’absence de déclassification systématique des documents historiques et les difficultés à obtenir des documents relatifs aux affaires autochtones.

«Cet examen ne doit pas favoriser davantage le secret. Il doit plutôt élargir l’accès à l’information, moderniser le cadre et renforcer la surveillance indépendante. Le droit à l’information du public est un élément fondamental de notre démocratie et tout examen se doit de renforcer ce droit», a soutenu Mme Maynard, dans sa contribution écrite.

Mme Maynard a ajouté que, bien qu’elle soit soulagée de voir que le gouvernement semble disposé à modifier la loi, «ses approches stratégiques ne sont pas assez ambitieuses et (...) elles ne règlent pas bon nombre des problèmes bien documentés qui persistent au sein du régime actuel d’accès à l’information».

La Loi sur l’accès à l’information, entrée en vigueur en 1983, permet aux citoyens de demander des documents — notamment des notes de service, des rapports, des courriels internes et des données — auprès des agences fédérales.

Une proposition fédérale viserait à remplacer la définition de «document» dans la loi par celle de «documents officiels».

Cela signifie que seuls les documents présentant «une valeur opérationnelle continue et qui sont stockés dans des répertoires officiels» relèveraient du champ d’application de la loi.

Le Conseil du Trésor affirme que cela améliorerait l’efficacité en permettant d’apporter des réponses plus rapides et plus utiles aux demandeurs, grâce à l’exclusion du champ d’application de la loi des documents transitoires, tels que les communications de routine.

Mme Maynard s'est dit en total désaccord avec cette approche, car elle risque d’exclure un grand nombre de documents gouvernementaux.

«Par exemple, que se passe-t-il si les documents à valeur opérationnelle ne sont pas encore enregistrés dans des dépôts officiels lorsqu’une demande d’accès est faite? Et qu’en est-il des documents qui n’ont plus de valeur actuellement parce qu’un projet ou un contrat n’est plus en cours, mais que leur période de conservation n’est pas encore échue?», s’interroge-t-elle dans ses observations.

Si l’approche du Conseil du Trésor permettrait sans aucun doute d’accélérer les recherches de documents, «je pense qu’il s’agit d’une évolution dans la mauvaise direction», a ajouté la commissaire.

La définition couramment admise des termes «document» et «document officiel» dans les lois sur l’accès à l’information à travers le monde est «toute information consignée sous quelque forme que ce soit», a précisé Mme Maynard.

«Cette définition demeure neutre en ce qui a trait aux technologies et flexible.»

Mme Maynard a souligné qu’il existe des règles fédérales permettant d’identifier et de détruire en temps opportun les documents véritablement éphémères. Dans les cas où des documents transitoires n’ont pas été détruits avant qu’une institution ne reçoive une demande d’accès, ils doivent être conservés et inclus dans la réponse, a-t-elle précisé.

«Je ne suis pas en faveur de l’exclusion des documents éphémères de la portée de la Loi. Cela entraînerait des risques importants en ce qui a trait à la transparence et à la responsabilité», a fait valoir Mme Maynard dans son mémoire.

«En pratique, des documents initialement considérés comme éphémères s’avèrent parfois avoir une valeur de preuve et d’intérêt public. L’exclusion de ce type de document risquerait donc de soustraire des renseignements pertinents à un examen minutieux.»

Elle estime que la solution appropriée consiste à veiller à ce que les institutions s’acquittent de leurs obligations grâce à de bonnes pratiques de gestion de l’information.

«La création d’une exclusion visant les documents éphémères ne ferait que déplacer un problème de gestion de l’information actuel au sein du régime d’accès à l’information, ce qui minerait son objectif», indique sa publication.

«La Loi devrait rester claire: si un document existe au moment de la demande, il est assujetti à l’accès.»

Conserver les messages éphémères

Dans un récent rapport d’enquête, Mme Maynard a souligné que la plupart des plateformes de collaboration numériques — y compris les plateformes de messagerie instantanée telles que Microsoft Teams, Slack et Signal — favorisent des échanges rapides et informels qui ne sont pas systématiquement consignés dans les dépôts officiels.

Certaines plateformes permettent la suppression automatique des messages ou la messagerie temporaire, a-t-elle noté.

«Il est donc essentiel que les fonctionnaires consignent rapidement les activités et les décisions opérationnelles dans des dépôts officiels afin de bien gérer l’information», indique le rapport.

«De plus, les fonctionnaires doivent résister à la tentation de considérer que les documents échangés sur les plateformes de collaboration sont nécessairement éphémères et, par conséquent, n’ont pas besoin d’être récupérés lors du traitement des demandes d’accès.»

Jim Bronskill, La Presse Canadienne