La plupart savent qu’il est important de conserver les documents commerciaux tels que les registres comptables, les dossiers fiscaux, les fiches de paie et autres pièces justificatives. Mais durant combien de temps faut-il conserver ces documents ? Voici ce que vous devez savoir sur la conservation des registres comptables et autres documents importants au Québec.

Combien de temps garder vos documents au Canada ?

Au Canada, il est impératif de conserver tous les documents commerciaux importants pendant 6 ans. Selon l'Agence du revenu du Canada (ARC), il suffit de conserver les dossiers fiscaux et les documents commerciaux pendant 6 ans après la dernière année d’imposition. Cependant, si vous produisez votre déclaration de revenus en retard, la période de six ans commence au moment de la transmission de votre déclaration.

Combien de temps conserver vos registres comptables au Québec ?

Selon Revenu Québec, vous devez également conserver vos documents pour une période de 6 ans après la dernière année d’imposition, et la consigne pour les déclarations transmises en retard est la même qu’avec l’ARC.

Que sont les documents que vous devez conserver ?

Quels documents les propriétaires d'entreprise doivent-ils conserver et lesquels doivent-ils jeter ? Tout d'abord, l'ARC stipule que « vous êtes tenu par la loi de conserver des registres de toutes vos transactions pour justifier vos revenus et dépenses ». Ils déclarent également que les propriétaires d'entreprise doivent tenir un journal organisé et quotidien de tous les revenus et dépenses.

L'ARC note également que vous ne devriez pas envoyer ces documents avec vos déclarations de revenus, mais plutôt les conserver dans un dossier en cas de vérification ou si on vous demande de les fournir à l'avenir.

Si vous n'êtes pas sûr des documents à conserver, la liste suivante fournit un bref aperçu de chaque catégorie de document commercial à conserver :

- Registres des revenus, y compris les contrats, les reçus, les bordereaux de dépôt bancaire et les factures de vente)

- Registres des dépenses : vous devriez toujours obtenir des reçus ou autres preuves d'achat lorsque vous achetez quelque chose pour votre entreprise. Le reçu doit décrire les biens et services que vous avez achetés.

- Documents de propriété : Il est également important de tenir un registre de toutes les propriétés que vous avez achetées ou vendues. Ces dossiers doivent inclure des informations telles que qui vous a vendu la propriété, combien vous avez payé pour la propriété, et la date à laquelle vous avez acheté la propriété.

De plus, d’autres documents devraient être conservés pour toute la durée de vie de votre entreprise, et même plus longtemps en cas de fermeture définitive. Par exemple, il est fortement recommandé de conserver les actes notariés, les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration, les certificats d’actions ainsi que de transferts d’actions, et autres. Enfin, si l’entreprise devait fermer ses portes définitivement, il est nécessaire de conserver tous ces documents pendant les deux années suivant la date de la dissolution.