À la suite d'un examen mené au cours des derniers mois, l'Autorité des marchés publics (AMP) conclut que le Centre de services scolaires de la Beauce-Etchemin (CSSBE) n'a pas respecté ses obligations contractuelles, pour des services professionnels en architecture et en ingénierie.

Dans un communiqué de presse publié vendredi, l'agence révèle des manquements concernent l'absence de publication, au Système électronique d'appel d'offres du gouvernement du Québec (SEAO), de la description initiale de 32 contrats conclus de gré à gré.

En effet, la dépense liée à chacun de ces contrats étant égale ou supérieure au seuil de 25 000 $, le CSSBE avait l'obligation de les publier au SEAO dans les 30 jours suivant leur octroi. Ce n'est qu'après l'intervention de l'AMP que les publications ont été effectuées, soit entre un an et demi et près de quatre ans suivant la conclusion de ces contrats dont la valeur moyenne avoisinait 96 000 $. «L'absence de publication en temps opportun constitue un manquement préoccupant aux principes de transparence et de reddition de comptes prévus à la Loi sur les contrats des organismes publics», conclut l'organisme réglementaire dans son rapport d'enquête.

L'AMP indique que l'examen a montré que le CSSBE n'estimait pas le coût de ses contrats au moment de leur octroi. Ils n'étaient connus qu'une fois l'exécution complétée et c'est alors que le CSSBE publiait les informations au SEAO. Ainsi, plusieurs problèmes de gestion contractuelle découlent de cette pratique, dont l'incapacité de vérifier si le montant d'un contrat excède le seuil d'appel d'offres public et qu'il pouvait les octroyer de gré à gré, et l'impossibilité d'assurer un contrôle adéquat des dépenses supplémentaires.

«Ces constats ont également mis en lumière des enjeux liés au rôle du responsable de l'application des règles contractuelles. Cet intervenant stratégique doit entre autres s'assurer que des mesures de contrôle sont en place et que l'organisme respecte ses obligations», indique l'Autorité. 

Enfin, le CSSBE ne conservait aucune documentation relative à l'évaluation initiale de ses besoins ou à l'estimation des coûts pour les contrats analysés. Cette absence de pièces justificatives «contrevient aux bonnes pratiques recommandées par le Secrétariat du Conseil du trésor», lesquelles visent notamment à soutenir les décisions contractuelles et à faciliter le suivi de l'exécution des contrats.

En regard des manquements constatés, l'AMP a présenté trois recommandations au conseil d'administration du CSSBE:

— De doter l'organisation de procédures efficaces comprenant des mesures de contrôle assurant le respect des obligations de publication au SEAO et la conservation des documents justificatifs relatifs à l'évaluation des besoins;

— d'assurer la formation du personnel œuvrant en gestion contractuelle, notamment en matière de publication des renseignements au SEAO et de la documentation des besoins;

— d'informer par écrit les membres du personnel concernés de la décision rendue par l'AMP.

Le CSSBE dispose de 45 jours pour transmettre à l'AMP les mesures prises pour donner suite à ces recommandations, accompagnées des échéanciers prévus et des explications établissant que ces mesures sont adaptées aux constats soulevés.

Rappelons que l'Autorité des marchés publics est une instance neutre et indépendante qui a pour mission de surveiller les marchés publics. Elle veille à ce que les organismes publics et municipaux respectent les règles encadrant l'octroi et l'exécution des contrats publics.